En el marco del Día Internacional de los Archivos se llevó a cabo el «Foro Los archivos en la sociedad digital», donde se presentó la serie «Gestión de documentos y administración de archivos», la cual consta de cinco números y tiene por objeto la capacitación de los funcionarios públicos en materia de administración de archivos.

En conmemoración del Día Internacional de los Archivos se realizó la presentación de la reedición de la serie Gestión de documentos y administración de archivos, la cual corrió a cargo de Cecilia Azuara Arai, titular de la Unidad Técnica de Transparencia y Protección de Datos Personales del Instituto Nacional Electoral; de Oscar Sánchez Delgado, director de Acceso a la Información de la Secretaría de Relaciones Exteriores, y del autor de la obra José Antonio Ramírez Deleón. La mesa fue moderada por Patricia Kurczyn Villalobos, comisionada del INAI.

Cecilia Azuara Arai señaló que los cuadernos cobran mayor relevancia en estos momentos por tres cuestiones. Primero: al estar dirigidos a los servidores públicos, se convierten en una guía para ellos. Segundo: dan una explicación minuciosa sobre cómo funciona la gestión documental al interior de las instituciones públicas y qué efectos tienen en ellas. “Los archivos son una manera de proteger la labor del funcionario público —señaló—, pues se tiene la forma de aclarar, acreditar o subsanar ciertas cuestiones a su trabajo”. Y tercero: el lenguaje que maneja la serie es muy sencillo, con ello los funcionarios se siente familiarizados con la gestión documental.

Referente a lo anterior resaltó la gran utilidad de los cuadernillos, y la importancia de su reedición ya que, con la actualización de su contenido —expuso—, se permite visualizar la gestión documental desde una perspectiva del servicio público y valorar el rol que tienen en la gestión documental dentro de la función pública, pues “tienen la información que da conocimiento, lo que permite planear y ser asertivos. Por consiguiente, la certeza reduce costos y maximiza tiempos; entonces, como corolario, los archivos tienen el papel de hacer más eficiente la función pública”.

Oscar Sánchez Delgado indicó que los cuadernos tienen diversas virtudes entre ellas: explican el marco normativo en materia de archivos; promueven que las instituciones vinculen su cuadro y su catálogo de descripción archivística a sus procesos sustantivos; incentivan a tener una mejor organización y reducir la carga administrativa; y al mismo tiempo representan un cambio en cuanto al paradigma de gestión documental, al guiar a los funcionarios públicos en el conocimiento archivístico.

Los cuadernos podrán ser adquiridos por funcionarios públicos de manera gratuita a partir del lunes 3 de julio en la sede del INAI o del AGN, limitado a un juego por depenencia. También puedes descargarlos de la página del INAI. Los títulos de la serie son:

• Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos.
• Producción e integración de la información archivística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión.
• Metodología para el diseño y formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística.
• Diseño de instrumentos de descripción archivística.
• Metodología para la valoración y disposición documental: aspectos teóricos e instrumentales.

Este articulo es un resumen de una entrada de blog oficial del Archivo General de la Nación (AGN). La información aquí plasmada es Información Pública ordinaria de Libre Acceso. Los links a los documentos referidos, son responsabilidad exclusiva del Sujeto obligado publicador.

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